दिनांक 20.01.2019 को समय लगभग 11.00 am सैन हेल्पिंग हैंड्स की पहली मीटिंग उपरोक्त सूची में सम्मिलित गणमान्य सदस्यो की उपस्तिथि में सफलता पूर्वक संपन्न हुई। इस मीटिंग में निम्नलिखित बिंदुयो पर सर्व सम्मति से निर्णय लिया गया:
1. हमारी ट्रस्ट का नाम Sain Helping Hands रखा जायेगा
2. ट्रस्ट में शामिल होने के लिए आजीवन सदस्यता शुल्क ₹1100 मात्र (एक जीवन काल में केवल एक बार देय, 2019 के लिए तय) तथा मासिक सहयोग राशि ₹100 तय किया गया है, मासिक सहयोग राशि को माह की 10 तारीख तक ट्रस्ट के अकाउंट में जमा करवाना आवश्यक होगा l किसी भी प्रकार के लेन देन के लिए केवल ट्रस्ट के बैंक अकाउंट का उपयोग किया जाएगा (ट्रस्ट के बैंक अकाउंट खोलकर जल्द ही ग्रुप के माध्यम से सूचित किया जायेगा)
3. भविष्य की मांग और महंगाई को ध्यान में रखते हुए अगले वर्ष 2020 या उसके बाद से नए जुड़ने वाले सदस्यों के लिए तय किया जाने वाला आजीवन सदस्यता शुल्क आने वाले सभी वर्षो में पिछले वर्ष की तुलना मे 25% स्वत बढ़ जायेगा। इसी प्रकार नए पुराने सभी सदस्यों के लिए मासिक सहयोग राशि मे भी आने वाले सभी वर्षो के लिए पिछले वर्ष की तुलना मे 25% स्वत बढ़ जायेगा
4. ट्रस्ट का रजिस्टर्ड ऑफिस पुल प्रह्लाद पुर,दिल्ली में होगा
5. ट्रस्ट द्वारा केवल स्कूल के विद्यार्थियों को ही सहयोग प्रदान किया जायेगा और एक सदस्य एक वर्ष मे केवल एक ही सैन बालक बालिका को सहयोग प्रदान करने के लिए नामांकित कर सकेंगे, अधिक से अधिक बंधु इस पुण्य कार्य से जुड़ सकें इसके लिए सहयोग आजीवन सदस्यता और वार्षिक सहयोग राशि पूर्ण होने पर नामांकित करने वाले सदस्यों से लिया जाना आवश्यक होगा। इस प्रकार कुल वार्षिक फीस का अधिकतम 75% तक ही सहयोग ही ट्रस्ट की ओर से किया जा सकता है और इसमे शेष राशि नामांकित किए जाने वाले सदस्य की और से ट्रस्ट मे आजीवन शुल्क तथा वार्षिक शुल्क के रूप में ट्रस्ट के खाते में जमा होना आवश्यक होगा l
6. ट्रस्ट की कार्यकारिणी की 1 वर्ष के दौरान 4 मीटिंग हुआ करेंगी जो की जनवरी, अप्रैल, जुलाई तथा अक्टूबर माह के प्रथम रविवार को हुआ करेगी। सभास्थल की जानकारी ग्रुप के माध्यम से 15 दिन पहले दे दी जायेगी
7. ट्रस्ट के आगम निर्गम का विवरण कोषाध्यक्ष द्वारा सभी सदस्यों के समक्ष तिमाही बैठक में सार्वजनिक किया जायेगा
8. जो सैन बंधु तिमाही मीटिंग में नहीं आ सकते तो उनको मीटिंग की चर्चायों का विवरण ग्रुप तथा ब्लॉग के माध्यम से सूचित किया जायेगा। सभी सदस्यों से अनुरोध रहेगा कि मीटिंग में अवश्य उपस्थित रहे। यदि कोई मीटिंग में अनुपस्थित सदस्य मीटिंग में सर्वसम्मति से लिए गए निर्णय का विरोध करता है तो उस पर गौर नहीं किया जायेगा
9. ट्रस्ट के कार्यालय के कार्यभार को व्यवस्थित रखने के लिए एक कार्यकर्ता कम से कम खर्चे पर नियुक्त किया जायेगा जिसका भार ट्रस्ट की जमा पूंजी से किया जाएगा
10. ट्रस्ट द्वारा दिया जा रहा अनुदान पहले सुनिश्चित सदस्यो द्वारा वेरीफाई किया जायेगा, पूर्ण रूप से संतुष्ट होने पर ही अनुदान दिया जायेगा। इस विषय पर सदस्यों द्वारा सुझाव सदैव आमंत्रित है
11. ट्रस्ट की कागजी कार्यवाही तथा ट्रस्ट के रजिस्ट्रेशन की जिम्मेदारी Adv Ravi Kant Kaushal को सौंपी गयी है, इसका खर्चा लगभग 5000/- तक होगा
12. ट्रस्ट की अगली तिमाही मीटिंग अप्रैल माह के प्रथम रविवार को सुनिश्चित की गयी है, सभास्थल 15 दिन पहले सूचित कर दिया जायेगा।
